E-mailterreur

Dagelijks worden er naar schatting 247 miljard e-mails verstuurd. Wat een werk betekent dat voor ons, ijverige burgers! En dan hebben we het nog niet eens over de hoeveelheid SMSjes, twitterberichtjes, facebookuitingen, hyveskrabbels, chatjes en ga zo maar door.

Het voordeel van dit soort schriftelijke communicatie is dat het asynchroon is: je hoéft niet meteen te antwoorden. En toch doen mensen dat wèl. Ik ook. Op mijn werk tenminste. Daar gebruik ik alleen e-mail. Voor mij werkt dat prettig. Heb ik het meteen afgehandeld. En ik vind het prettig dat als ik mail stuur, dat dan ook meteen beantwoord wordt, of binnen afzienbare tijd (mensen kunnen immers overleg hebben of met iets bezig zijn). Dan blijft de vaart er een beetje in. Ik stuur dan ook nooit (nou ja, bijna nooit) filmpjes o.i.d. via de mail. Als collega's mail van mij krijgen, weten ze dat het zakelijk/ functioneel is. Maar soms reageer ik ook even een paar uur niet op de piepjes die de inbox genereert. Dan wil ik me echt even concentreren.

Het e-mailverkeer schijnt toegenomen te zijn sinds de opmars van de Blackberry en iPohne. Op mijn werk merk ik daar eigenlijk niets van, want er wordt weinig tot niet gemaild tijdens het weekend.

In mijn vrije tijd gebruik ik andere communicatiemiddelen, maar die beschouw ik meer als fun. Daar hoéf ik ook niets mee als ik niet wil. Soms laat ik die ook heerlijk dagenlang of wekenlang lopen en de gevolgen daarvan zijn: nihil. Ik probeer het aantal vrienden op deze zogenaamde sociale media dan ook te beperken: minder kans op teleurgestelde mensen, nietwaar?

Onlangs is er onderzoek gedaan naar het gevoel van information overload dat mensen door e-mail ervaren. Ze willen niet gestoord worden door hun mail, maar checken 'm toch om de paar minuten even. En waarom? Ze hopen op goed nieuws, naar analogie van de papieren post in de vorm van een leuk kaartje (maar krijgen 'slecht' nieuws in de vorm van een opdracht die snel even uitgevoerd moet worden).

De remedies die door de coaches aangedragen worden zijn bekend: check niet meer dan twee keer per dag je mail, beperk het aantal cc'tjes, stuur zelf niet te veel (wie goed doet goed ontmoet), stel e-mailloze dagen in.

Ik heb zelf gelukkig nog niet naar deze middelen hoeven grijpen en vind e-mail in al z'n eenvoud zelfs wel een prettig communicatiemiddel. Maar probeer mensen toch ook - als het even kan - mondeling te spreken. Ben eenmaal geen machine....