Mailetiquette

Mails, onontbeerlijk in het kantoorleven. Maar wat maken sommige mensen er een potje van, zeg! Geen onderwerpregel, zodat je de mail later nóóit meer terug kunt vinden, of afsluiten met Gr. Brrrr. Alsof die extra drie letters typen werkelijk zo'n moeite is - voor de luie mensen onder ons: je kunt je mail automatisch zó instellen dat het 'Groet' automatisch onder elke mail die je verstuurt wordt gezet.

Sommige kantoormensen, bijvoorbeeld de wetenschappers bij de Humaniorafaculteiten op onze universiteit, sluiten altijd af met 'Met hartelijke groet'. Dat vind ik heel sympathiek. En dan kun je niet even je antwoordmail aan deze mensen afsluiten met 'Gr'; dat zou echt een grove belediging zijn. Zelf heb ik mijn mail zó ingesteld dat er automatisch 'Groet' onder aan mijn antwoordmail verschijnt. Maar om een 'Hartelijke groet' nu met alleen het neutrale 'Groet', af te sluiten, vind ik een beetje droog. Dus typ ik het hartelijk er meestal maar bij. Alleen ben ik altijd bang dat het 'hatelijk' in plaats van 'hartelijk' wordt. Dat check ik dan dus ook drie keer. Best tijdrovend, maar wel heel sympathiek, al zeg ik het zelf.

Waarom ik mijn mail dan niet zó instel dat er automatisch 'hartelijke groet' komt te staan? Nou ja, dat vind ik in de meeste gevallen dan weer overdreven - de meeste van mijn mededelingen op kantoor zijn nu eenmaal droog en zakelijk: geen (extra) warmte nodig. Soms - bij vervelende mail - bekruipt mij weleens de neiging om af te sluiten met Gr, maar daar ben ik dan tóch net weer te beleefd voor.

De nieuwste trend die ik heb waargenomen is de afsluiting met Groet! Die vind ik wel leuk, want amicaal en enthousiast. Maar ik houd me voorlopig toch maar bij m'n neutrale Groet.

Dan de beantwoording. Zelf heb ik me aangeleerd om mails altijd te beantwoorden, al is het maar kort, bijvoorbeeld tx als iemand iets voor je gedaan heeft. Maar daarbij behoor ik geloof ik tot een minderheid. Heeft de rest van de kantoormensen het te druk daarvoor, of zijn dat dezelfde mensen die je niet teruggroeten op straat? Waarom alleen terugmailen of -groeten als je iets van iemand moet?

Interessante psychologische fenomenen. Leuk ook om te observeren. Wordt het kantoorleven toch nog een beetje enerverend. Tussen de cc's.

E-mailterreur

Dagelijks worden er naar schatting 247 miljard e-mails verstuurd. Wat een werk betekent dat voor ons, ijverige burgers! En dan hebben we het nog niet eens over de hoeveelheid SMSjes, twitterberichtjes, facebookuitingen, hyveskrabbels, chatjes en ga zo maar door.

Het voordeel van dit soort schriftelijke communicatie is dat het asynchroon is: je hoéft niet meteen te antwoorden. En toch doen mensen dat wèl. Ik ook. Op mijn werk tenminste. Daar gebruik ik alleen e-mail. Voor mij werkt dat prettig. Heb ik het meteen afgehandeld. En ik vind het prettig dat als ik mail stuur, dat dan ook meteen beantwoord wordt, of binnen afzienbare tijd (mensen kunnen immers overleg hebben of met iets bezig zijn). Dan blijft de vaart er een beetje in. Ik stuur dan ook nooit (nou ja, bijna nooit) filmpjes o.i.d. via de mail. Als collega's mail van mij krijgen, weten ze dat het zakelijk/ functioneel is. Maar soms reageer ik ook even een paar uur niet op de piepjes die de inbox genereert. Dan wil ik me echt even concentreren.

Het e-mailverkeer schijnt toegenomen te zijn sinds de opmars van de Blackberry en iPohne. Op mijn werk merk ik daar eigenlijk niets van, want er wordt weinig tot niet gemaild tijdens het weekend.

In mijn vrije tijd gebruik ik andere communicatiemiddelen, maar die beschouw ik meer als fun. Daar hoéf ik ook niets mee als ik niet wil. Soms laat ik die ook heerlijk dagenlang of wekenlang lopen en de gevolgen daarvan zijn: nihil. Ik probeer het aantal vrienden op deze zogenaamde sociale media dan ook te beperken: minder kans op teleurgestelde mensen, nietwaar?

Onlangs is er onderzoek gedaan naar het gevoel van information overload dat mensen door e-mail ervaren. Ze willen niet gestoord worden door hun mail, maar checken 'm toch om de paar minuten even. En waarom? Ze hopen op goed nieuws, naar analogie van de papieren post in de vorm van een leuk kaartje (maar krijgen 'slecht' nieuws in de vorm van een opdracht die snel even uitgevoerd moet worden).

De remedies die door de coaches aangedragen worden zijn bekend: check niet meer dan twee keer per dag je mail, beperk het aantal cc'tjes, stuur zelf niet te veel (wie goed doet goed ontmoet), stel e-mailloze dagen in.

Ik heb zelf gelukkig nog niet naar deze middelen hoeven grijpen en vind e-mail in al z'n eenvoud zelfs wel een prettig communicatiemiddel. Maar probeer mensen toch ook - als het even kan - mondeling te spreken. Ben eenmaal geen machine....